Der stille Kostenfresser – Warum manuelle Zeiterfassung und Papier-Bautagebücher Bauunternehmen teuer zu stehen kommen
In vielen kleinen und mittleren Bauunternehmen ist die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten und Bautagesberichten noch immer Alltag. Was auf den ersten Blick einfach und kostengünstig erscheint, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als erheblicher wirtschaftlicher Nachteil.
1. Zeitverlust durch doppelte Arbeit
Papierbasierte Zeiterfassung bedeutet: Mitarbeiter füllen handschriftlich Stundenzettel aus, die später im Büro manuell übertragen werden müssen. Das kostet Zeit – sowohl auf der Baustelle als auch im Büro.
2. Fehleranfälligkeit und Datenlücken
Unleserliche Handschriften, vergessene Einträge oder Zahlendreher führen zu fehlerhaften Daten. Diese Ungenauigkeiten wirken sich direkt auf die Lohnabrechnung, Projektkalkulation und Nachweise gegenüber Auftraggebern aus.
3. Verzögerte Informationen
Papierdokumente müssen eingesammelt, sortiert und ausgewertet werden. Das bedeutet: Projektleiter erhalten wichtige Informationen oft mit Tagen Verzögerung – zu spät, um rechtzeitig zu reagieren.
4. Mangelnde Transparenz
Ohne digitale Auswertungen fehlt der Überblick: Welche Mitarbeiter waren wann auf welcher Baustelle? Wie viele Stunden wurden für ein Gewerk aufgewendet? Wo entstehen Mehrkosten? Papier liefert keine Antworten in Echtzeit.
5. Rechtliche Risiken
Fehlende oder fehlerhafte Dokumentation kann bei Streitfällen mit Auftraggebern oder Behörden zum Problem werden. Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung ist auf Papier schwer nachweisbar.
6. Wirtschaftlicher Schaden im Überblick
- Verlorene Arbeitszeit durch manuelle Prozesse
- Fehlkalkulationen durch ungenaue Daten
- Verzögerte Rechnungsstellung
- Reputationsverlust bei unvollständiger Dokumentation
Fazit
Die vermeintlich günstige Lösung „Papier“ verursacht in Wahrheit hohe versteckte Kosten. Digitale Systeme wie Baufaktura schaffen hier Abhilfe – effizient, transparent und rechtssicher.
